اشتباهات ارسال صورتحساب الکترونیکی یکی از مهمترین دغدغههای مؤدیان مالیاتی پس از اجرای قانون پایانههای فروشگاهی است. کوچکترین خطا در ثبت یا ارسال صورتحساب میتواند باعث رد شدن آن در سامانه مؤدیان، ایجاد مغایرت مالیاتی و حتی جریمه شود. در این مقاله، رایجترین اشتباهات ارسال صورتحساب الکترونیکی و روشهای جلوگیری از آنها را بهصورت کاربردی بررسی میکنیم.
اشتباهات رایج در ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مؤدیان
۱. ثبت اشتباه اطلاعات هویتی مؤدی
یکی از مهمترین دلایل رد صورتحساب الکترونیکی، درج نادرست اطلاعات هویتی مانند:
. شناسه ملی یا کد اقتصادی
. نوع شخصیت حقیقی یا حقوقی
. کد شعبه و حافظه مالیاتی
۲. انتخاب الگوی نادرست صورتحساب الکترونیکی
سامانه مؤدیان الگوهای مختلفی برای صدور صورتحساب الکترونیکی در نظر گرفته است. استفاده از الگوی اشتباه باعث عدم تأیید صورتحساب میشود.
۳. محاسبه اشتباه مالیات و عوارض
خطا در محاسبه مالیات بر ارزش افزوده یکی از رایجترین اشتباهات مؤدیان است. این خطا شامل:
. اعمال نرخ اشتباه مالیات
. محاسبه مالیات برای کالا یا خدمات معاف
. عدم تطابق جمع کل با مالیات محاسبهشده
۴. عدم درج یا ثبت اشتباه شناسه کالا و خدمات
طبق مقررات سامانه مؤدیان، درج شناسه کالا یا خدمت در صورتحساب الکترونیکی الزامی است. ثبت اشتباه یا خالی گذاشتن این فیلد موجب رد صورتحساب میشود.
۵. ارسال دیرهنگام صورتحساب به سامانه مؤدیان
بر اساس قانون، صورتحساب الکترونیکی توسط شرکت معتمد باید حداکثر ظرف 15 روز به سامانه مؤدیان ارسال شود. تأخیر در ارسال میتواند منجر به رد صورتحساب و جریمه مالیاتی شود.
۶. مشکلات امضای دیجیتال و گواهی الکترونیکی
عدم اعتبار گواهی امضای دیجیتال یا استفاده نادرست از کلید خصوصی، یکی از دلایل خطای سیستمی در ارسال صورتحساب است.
۷. عدم پیگیری وضعیت تأیید یا رد صورتحساب
بسیاری از مؤدیان پس از ارسال صورتحساب، وضعیت آن را در سامانه مؤدیان بررسی نمیکنند. این موضوع باعث باقی ماندن صورتحسابهای ردشده میشود.
۸. عدم تطابق صورتحساب الکترونیکی با اظهارنامه مالیاتی
عدم هماهنگی بین اطلاعات صورتحسابهای ارسالی و اظهارنامه مالیاتی، یکی از دلایل اصلی رسیدگی و جرائم مالیاتی است.
سوالات متداول
۱. رایجترین اشتباهات ارسال صورتحساب الکترونیکی چیست؟
رایجترین اشتباهات شامل ثبت نادرست اطلاعات هویتی مؤدی، انتخاب اشتباه الگوی صورتحساب، محاسبه غلط مالیات و عوارض، درج نکردن شناسه کالا یا خدمات و ارسال دیرهنگام صورتحساب به سامانه مؤدیان است.
۲. چرا صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان رد میشود؟
صورتحساب الکترونیکی معمولاً به دلیل مغایرت اطلاعات، خطای امضای دیجیتال، استفاده از الگوی نادرست یا عدم رعایت قوانین سامانه مؤدیان رد میشود.
۳. مهلت قانونی ارسال صورتحساب الکترونیکی چقدر است؟
طبق مقررات، مؤدیان موظفاند صورتحساب الکترونیکی را حداکثر تا ۷ روز پس از صدور به سامانه مؤدیان ارسال کنند.
۴. در صورت رد شدن صورتحساب الکترونیکی چه باید کرد؟
پس از رد شدن صورتحساب، باید دلیل خطا در سامانه مؤدیان بررسی و پس از اصلاح اطلاعات، صورتحساب مجدداً ارسال شود.
۵. آیا بدون نرمافزار حسابداری میتوان صورتحساب الکترونیکی ارسال کرد؟
بله، اما استفاده از شرکت های معتمد مورد تأیید سازمان امور مالیاتی، احتمال بروز اشتباهات ارسال صورتحساب الکترونیکی را بهطور قابلتوجهی کاهش میدهد.
۶. چگونه میتوان اشتباهات ارسال صورتحساب الکترونیکی را به حداقل رساند؟
با آموزش مداوم، استفاده از نرمافزارهای بهروز، بررسی اطلاعات قبل از ارسال و پیگیری وضعیت صورتحسابها میتوان خطاها را به حداقل رساند.
